Privacyverklaring patiëntgegevens

OLVG verwerkt gegevens van patiënten die zich voor zorg tot ons wenden. Zodra u in OLVG komt noteren wij uw naam, adres en telefoonnummer. Tevens zijn wij wettelijk verplicht om uw BSN nummer te noteren en uw identiteit te controleren aan de hand van uw legitimatiebewijs.

Indien u onder behandeling bent bij OLVG zijn wij ook wettelijk verplicht om een medisch dossier van u bij te houden waarin wij de relevante gegevens noteren in verband met uw behandeling.

1. Wanneer mogen wij uw gegevens verwerken?

2. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

3. Geheimhouding

4. Beveiliging van medische gegevens

5. Wie hebben in OLVG inzage in uw medische gegevens?

6. Inrichting van het medisch dossier in OLVG

7. Verstrekken en uitwisselen van medische gegevens met derden

8. Bewaartermijn

9. Kwaliteitsverbetering

10. Wetenschappelijk onderzoek

11. Uw rechten ten aanzien van het medisch dossier

12. Vertegenwoordiging

13. Klachten over privacy rondom uw medisch dossier

14. Overige informatie

1. Wanneer mogen wij uw gegevens verwerken?

Wij mogen uw persoonsgegevens alleen verwerken als daarvoor een geldige wettelijke reden bestaat. Dit doen wij in de volgende situaties:

• Als dit nodig is om een overeenkomst met u uit te voeren, bijvoorbeeld uw behandelingsovereenkomst met OLVG.
• Als wij moeten voldoen aan een wettelijke verplichting. Denk hierbij aan kwaliteitscontroles, het declareren van zorgkosten bij uw zorgverzekeraar of het afleggen van verantwoording aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd.
• Als dit nodig is om uw vitale belangen te beschermen. Bijvoorbeeld in een levensbedreigende situatie waarin u niet in staat bent om zelf beslissingen te nemen. Deze grondslag mag alleen onder strikte voorwaarden worden gebruikt, bijvoorbeeld bij bepaalde opnames op de Intensive Care (IC) of Spoedeisende Hulp (SEH).
• Als dit nodig is voor een gerechtvaardigd belang van OLVG, waarbij wij altijd zorgvuldig afwegen of uw privacy voldoende wordt beschermd.
• Als u hiervoor toestemming heeft gegeven. Dit kan bijvoorbeeld gelden voor het gebruik van het patiëntenportaal MijnOLVG, het elektronisch uitwisselen van uw gegevens, deelname aan digitale patiëntervaringsonderzoeken of deelname aan wetenschappelijk onderzoek.

2. Verwerking van bijzondere persoonsgegevens

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens. Wij verwerken deze gegevens alleen als hiervoor een wettelijke uitzondering geldt. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer:

• dit nodig is voor het verlenen van gezondheidszorg;
• u hiervoor uitdrukkelijk toestemming heeft gegeven;
• dit nodig is om uw vitale belangen te beschermen;
• dit noodzakelijk is voor de bescherming van de volksgezondheid;
• dit noodzakelijk is voor wetenschappelijk onderzoek of statistische doeleinden.

3. Geheimhouding

Alle zorgverleners werkzaam in OLVG hebben een plicht tot geheimhouding. Dit wil zeggen dat er in principe geen gegevens van u aan anderen verstrekt mogen worden zonder uw toestemming. Hierop zijn enkele (wettelijke) uitzonderingen.

Alle andere medewerkers (ondersteunende diensten in het ziekenhuis) hebben eveneens een geheimhoudingsplicht, die is vastgelegd in het arbeidscontract, dan wel andere overeenkomst die met het ziekenhuis wordt aangegaan.

4. Beveiliging van medische gegevens

OLVG heeft een uitgebreid beveiligingsbeleid ten aanzien van patiëntgegevens.

5. Wie hebben in OLVG inzage in uw medische gegevens?

In OLVG mogen alleen zorgverleners die direct betrokken zijn bij uw behandeling uw medische gegevens inzien. Andere medewerkers in ondersteunende functies kunnen alleen die gegevens inzien, die noodzakelijk zijn in verband met hun functie. Sommige medewerkers kunnen dus alleen uw adresgegevens inzien en bijvoorbeeld afspraken plannen voor u, of declaraties verzenden, maar zijn niet bevoegd om uw medische gegevens in te zien. Andere medewerkers, bijvoorbeeld werkzaam op de zorgadministratie, kunnen wel medische gegevens inzien als dit nodig is voor verzending of controle van facturen.

In verband met de patiëntveiligheid kan een zorgverlener waar u nog geen behandelrelatie mee heeft, in een acute situatie toch uw dossier inzien. De zorgverlener moet dan voordat hij uw dossier kan inzien in het digitale dossier aangeven waarom hij toegang wil tot uw dossier. Dit is van belang indien u bijvoorbeeld acuut wordt opgenomen en niet aanspreekbaar bent. OLVG kan in alle gevallen achteraf controleren wie uw dossier heeft ingezien.

6. Inrichting van het medisch dossier in OLVG

OLVG slaat uw medische gegevens op in een elektronisch patiëntendossier (Epic). OLVG biedt u de mogelijkheid zelf een deel van de gegevens die in dit elektronisch patiëntendossier zijn opgeslagen in te zien via patiëntenportaal MijnOLVG. De komende jaren wordt steeds meer informatie uit uw dossier in het patiëntenportaal zichtbaar.

Het patiëntenportaal is een beveiligde omgeving waarin u alleen toegang krijgt na identificatie en 2-staps authenticatie. Bekijk de verdere toelichting op het elektronisch patiëntendossier.

7. Verstrekken en uitwisselen van medische gegevens met derden

OLVG kan alleen gegevens verstrekken aan derden met uw toestemming. Deze toestemming is wel verondersteld voor verstrekken van gegevens over uw behandeling aan uw huisarts, daarvoor wordt dus geen toestemming gevraagd.

Voor het verstrekken van medische gegevens aan een andere zorginstelling (of andere derden) vragen wij echter altijd om uw toestemming. OLVG biedt de mogelijkheid om via een beveiligd systeem digitaal medische gegevens uit te wisselen met een aantal zorginstellingen. Nadat u hiervoor toestemming heeft gegeven betekent dit dat als u bijvoorbeeld in AMC of VUmc wordt opgenomen, de zorgverleners daar ook uw medische gegevens van OLVG kunnen raadplegen.

U kunt uw toestemming om met deze zorginstellingen gegevens uit te wisselen eenmalig registreren via een toestemmingsformulier. OLVG zal in de toekomst het aantal zorginstellingen waarmee gegevens veilig digitaal uitgewisseld kunnen worden uitbreiden.

Voor medicatiegegevens kunnen gegevens door OLVG worden opgehaald uit het Landelijk SchakelPunt (LSP). Hiervoor moet u eerst toestemming geven aan uw apotheek voordat OLVG deze gegevens kan raadplegen. Lees meer.

Er zijn enkele uitzonderingen op het principe dat uw toestemming nodig is voor het verstrekken van gegevens. Als er een wettelijke plicht is tot het verstrekken van gegevens, zoals aan uw zorgverzekeraar, dan is uw toestemming niet nodig. Meer over deze uitzonderingen.

U kunt ook zelf de medische gegevens uit uw portaal (MijnOLVG) delen met anderen.

8. Bewaartermijn

De bewaartermijn van medische gegevens bedraagt minimaal 20 jaar. Hierop bestaan enkele uitzonderingen: indien er een wettelijke plicht is gegevens langer te bewaren, of als het noodzakelijk is voor goede hulpverlening (bijvoorbeeld bij chronische ziekten) of als het om gegevens gaat die voor derden van belang zijn (bijvoorbeeld erfelijke aandoeningen).

9. Kwaliteitsverbetering

OLVG doet vaak onderzoek naar de kwaliteit van de zorgverlening. De wet verplicht ons ook dergelijk onderzoek te doen. Indien een extern bureau wordt ingeschakeld bij dergelijk onderzoek om gegevens te verwerken, sluiten wij altijd een overeenkomst met het externe bureau om de beveiliging en geheimhouding van de patiëntgegevens te waarborgen.

Als u niet wilt dat OLVG uw gegevens gebruikt, kunt u hiertegen bezwaar maken. Voor meer informatie over digitale patiëntervaringsonderzoeken, zie hier meer informatie.

10. Wetenschappelijk onderzoek

OLVG is een topklinisch opleidingsziekenhuis. Uw zorgverlener kan u benaderen met de vraag of u mee wilt doen aan wetenschappelijk onderzoek. Gaat het om onderzoek naar een behandeling of medische zorg? Dan hebben wij meestal eerst uw toestemming nodig voordat wij uw gegevens gebruiken.

Soms is het niet nodig of niet mogelijk om toestemming te vragen voor het gebruik van gegevens voor wetenschappelijk onderzoek. In die gevallen gelden speciale wettelijke regels. Meer informatie hierover vindt u op onze informatiepagina over medisch-wetenschappelijk onderzoek.

U kunt bezwaar maken tegen het gebruik van uw gegevens of lichaamsmateriaal voor wetenschappelijk onderzoek. Ook kunt u aangeven dat u niet benaderd wilt worden met verzoeken om deel te nemen aan wetenschappelijk onderzoek. Meer informatie hierover vindt u hier.

11. Uw rechten ten aanzien van het medisch dossier

a. Recht op inzage

U heeft recht op inzage in uw medisch dossier. U kunt aan uw behandelaar vragen om inzage in de gegevens die zijn opgeslagen in het elektronisch patiëntendossier.

Indien u bij meerdere specialismen onder behandeling bent, dient u dit te vragen aan de behandelaar van de vakgroep waarvan u de gegevens wilt inzien.

b. Recht op kopie

U kunt vragen om een kopie van uw medisch dossier. Daarbij kunt u aangeven van welk specialisme en over welke periode u een kopie wilt ontvangen. Wij sturen u de gegevens toe op een beveiligde USB-stick. Het wachtwoord om deze stick te openen, wordt apart aan u toegezonden per mail. 

Aan het verstrekken van een eerste kopie zijn geen kosten verbonden. Mocht u nogmaals om een kopie vragen van gegevens die al aan u verstrekt zijn, dan kunnen wij hiervoor een bedrag in rekening brengen.

c. Recht op correctie en aanvulling

U heeft het recht op correctie van uw medisch dossier. Dit recht op correctie ziet alleen op feitelijke onjuistheden (bijvoorbeeld uw naam of geboortedatum). Voor het overige kunt u een aanvulling geven op de gegevens in uw dossier. Uw verklaring kan worden  toegevoegd aan de gegevens die zijn opgeslagen.

U kunt uw behandelaar vragen om een correctie of aanvulling op uw dossier.

d. Recht op vernietiging

U kunt vragen om vernietiging van uw medisch dossier, of van een deel van uw medisch dossier. Er zijn uitzonderingen op het recht om uw dossier te vernietigen: indien het gegevens betreft waarvoor een wettelijke plicht bestaat deze te bewaren, of indien het om gegevens gaat die voor derden van belang zijn, kan het ziekenhuis dit verzoek niet inwilligen. OLVG dient binnen 3 maanden te voldoen aan een verzoek om gegevens te vernietigen.

U kunt uw behandelaar vragen om vernietiging van uw dossier, of u kunt een verzoek hiertoe via de afdeling Juridische Zaken.

12. Vertegenwoordiging

Wie geeft toestemming voor verstrekken gegevens aan/uitwisselen gegevens met derden genoemd onder 5 en wie oefent de rechten uit ten aanzien van het medisch dossier genoemd onder 8?

• Voor kinderen onder de 12 jaar zijn de ouders bevoegd.
• Voor kinderen van 12 jaar tot 16 jaar zijn ouders en kind gezamenlijk bevoegd.
• Voor kinderen van 16 jaar en ouder is het kind bevoegd

13. Klachten over privacy rondom uw medisch dossier

Indien u klachten heeft over de wijze waarop er met uw medische gegevens wordt omgegaan kunt u zich wenden tot uw zorgverlener of tot de klachtenfunctionarissen van OLVG.

Indien u meent dat er sprake is van onrechtmatige inzage in uw medisch dossier, kunt u hierover eveneens (gemotiveerd) een klacht indienen bij de klachtenfunctionarissen. De klachtenfunctionarissen kunnen vervolgens de commissie inzage medisch dossier van OLVG verzoeken een onderzoek hiernaar in te stellen.

Indien u meent dat de gegevensverwerking binnen OLVG niet in overeenstemming is met de wet- en regelgeving, kunt u hierover een melding doen bij de Functionaris Gegevensbescherming (FG) van OLVG.

De Autoriteit Persoonsgegevens is de onafhankelijk toezichthouder ten aanzien van naleving van privacywetgeving. Op de website van de Autoriteit Persoonsgegevens vindt u veel informatie, o.a. ook over privacyregelgeving en gegevensverwerking in de zorg.

14. Overige informatie

Voor verdere informatie over de Algemene Verordening Gegevensbescherming verwijzen wij u ook naar de Rijksoverheid.